digitale Archivierung
Nachdem das Projekt Nichtraucher trotz einiger Verstöße sehr gut läuft wird es Zeit sich was neues vorzunehmen. Passend zum kommenden neuen Jahr werde ich daher ab 2010 einen Schritt mehr in Richtung Digital Citizen machen und meine gesamte Post digitalisieren.
Für mich heisst das: Jeder Brief der ankommt wird eingescannt, digital abgelegt und dann vernichtet. Ausgenommen von der Vernichtung wird nur amtliche Post. Sofern möglich werde ich darum bitten nur noch via E-Mail mit mir zu kommunizieren und auf Briefe gänzlich zu verzichten. Ich selbst werde jeglichen Brief mit einer E-Mail beantworten, vorausgesetzt mir ist eine entsprechende E-Mail-Adresse bekannt.
Einhergehen soll das Vorhaben mit einer Reduzierung der eingehenden Post, sei es in Papierform oder digital. Werbebotschaften? Opt-Out. Rechnungen? Soll man mir online zur Verfügung stellen, die brauche ich eh nur wenn ein unerwarteter Betrag abgebucht wird. Kontoauszüge? Wofür, ich mache schon lange meine Bankgeschäfte online und kann jederzeit meine Bewegungen sehen. Und so weiter.
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Neben dem gesparten Platz - ich brauche keine Ordner mehr - und dem geschonten Wald sehe ich noch weitere Vorteile:
- Digitale Akten lassen sich deutlich schneller durchsuchen als Papierberge.
- Digitale Akten können mit Tags versehen werden. Damit lassen sich verschieden einsortierte Dokumente schnell einem Thema zuordnen.
- Was digital vorliegt kann anderen ohne viel Aufwand zur Verfügung gestellt werden wenn nötig. Praktisch z.B. bei Anwalts-Terminen oder bei einem Arztwechsel.
- Bei einer vernünftigen Backup-Strategie (also Offsite: Dropbox, rsync.net, ...) ist auch ein Feuer ohne Probleme zu überstehen. Für Dokumente auf Papier das sichere Ende.
Ich bin gespannt wie sich dieses Projekt entwickeln wird.
Dezember 31st, 2009
hi,
dieses projekt könnte ich mir auch für nächstes jahr vornehmen. echt gute idee und vorallem was für einen platz ich dann spare;)
guten rutsch!!!
Februar 10th, 2010
und welche Software wolltest du dafür einsetzen?
Hatte auch so ein Projekt in Planung
Februar 11th, 2010
Da ich nicht gerade unglaublich viel Post bekomme setze ich keine spezielle Software ein. Gescannt wird mit einem ganz normalen Scanner (sogar ohne automatischen Einzug), die Ablage erfolgt in einer Ordnerstruktur auf der Festplatte. Zusätzlich tagge ich die Dateien noch und lasse mir alle paar Stunden eine Tag-Übersicht in Form einer Textdatei erstellen. (taglist.sh (http://blog.robwei.de/2010/01/03/datei-tagging-unter-mac-os-x/) kombiniert mit einem Eintrag in der Crontab.)